Le syndic est le représentant légal du <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=F2606">syndicat de copropriétaires</a>.
À ce titre, il gère les finances et l'administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d'usage et de jouissance de toutes les <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=R44506">parties communes</a> de l'immeuble et de ses équipements.
Gestion financière Le syndic doit réaliser le <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=F20586">budget prévisionnel de la copropriété</a>, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.
Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.
Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte.
La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.
Ă€ savoir
le fait que l'intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu'il ne s'agit pas d'un compte séparé.
Gestion administrative Le syndic doit remplir les missions suivantes :
Réaliser et mettre à jour la <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=F34051">fiche synthétique de la copropriété</a>
Réaliser et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique
Faire exécuter le <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=F2589">règlement de copropriété</a> et les décisions de l'assemblée générale (AG)
Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires
Représenter le syndicat de copropriétaires en justice
Établir et mettre à jour le <a href="https://thilay.fr/demarches-en-ligne/?xml=F2665">carnet d'entretien de l'immeuble</a>
Informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en AG
Gérer les archives du syndicat de copropriétaires Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :
Souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)
Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires
Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée Mise en place d'un accès en ligne aux documents de la copropriété Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.
L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.
Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.
Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition.
Documents accessibles aux membres du conseil syndical
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Liste de tous les copropriétaires
Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l'exercice échu
Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
Carte professionnelle du syndic, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité
Ă€ savoir
si le syndic ne transmet pas les documents au delà d'un mois au conseil syndical qui en fait la demande, <span class="valeur">15 €</span> par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Ces pénalités sont déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'AG.
Documents accessibles à l'ensemble des copropriétaires
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s'ils ont été publiés
Dernière fiche synthétique de la copropriété
Carnet d'entretien de l'immeuble
Diagnostics techniques concernant les parties communes de l'immeuble en cours de validité
Contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
Contrats d'entretien et de maintenance des Ă©quipements communs en cours
Procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
Contrat du syndic en cours
Ă€ savoir
si le syndic ne transmet pas les documents au delà d'un mois au copropriétaire qui en fait la demande, <span class="valeur">15 €</span> par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Ces pénalités sont déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'AG.
Documents concernant le lot d'un copropriétaire
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'AG annuelle
Montant des charges courantes du budget prévisionnel et charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire
Montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'AG annuelle
Avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années
